Что обычно ломается в ручных процессах
Когда процессы держатся на переписках, таблицах и памяти сотрудников, бизнесу сложнее контролировать заявки, деньги, документы и сроки.
Заявки теряются между каналами
Почта, формы и мессенджеры живут отдельно — часть обращений остаётся без ответа.
Ответ клиенту забывается
Когда нет задачи и напоминания, следующий шаг легко теряется в переписке.
Данные переносят руками
Сотрудники копируют одно и то же между таблицами, CRM, почтой и другими сервисами.
Документы разбирают вручную
Счета, акты, PDF и вложения приходится открывать, проверять и переносить по одному.
Оплаты проверяют отдельно
Неоплаченные счета приходится искать вручную, поэтому долги легко пропустить.
Отчёты собирают в аврал
Данные лежат в разных местах, поэтому отчёт приходится собирать вручную перед дедлайном.
Не видно, где зависают клиенты
Без общей картины сложно понять, кто ждёт ответа и где уже есть просрочка.
Непонятно, кто отвечает
Когда ответственный не назначен, задача легко зависает между сотрудниками.
Показываем на примерах, как ручной процесс превращается в понятный сценарий
Выберите сценарий слева — справа подсветится, какие источники, действия, задачи, напоминания и отчёты участвуют в автоматизации. Это не готовая универсальная платформа, а пример того, как мы собираем процесс под текущие сервисы бизнеса.
Заявки из сайта, почты, мессенджеров, форм и CRM собираются в единый реестр. Ответственному назначается задача, по необработанным обращениям приходят напоминания, а владелец видит сводку по заявкам, просрочкам и зависшим клиентам.
Клиенты не теряются, менеджеры быстрее реагируют, владелец видит, где есть просрочки.
Важные письма и сообщения не остаются просто во входящих. По ним автоматически создаётся задача, фиксируется ответственный, статус и следующий шаг. Если задача зависла, ответственному приходит напоминание.
Входящие обращения превращаются в контролируемые задачи, а команда понимает, что нужно сделать дальше.
Счета, акты, заявки, PDF, фото и вложения из почты или ЭДО обрабатываются автоматически. Нужные поля — номер, дата, сумма, контрагент, статус и комментарий — попадают в таблицу, CRM или систему учёта.
Сотрудники меньше переносят данные вручную, документы быстрее попадают в работу, снижается риск ошибок.
Система помогает отслеживать выставленные счета и статусы оплат. Если оплата не поступила вовремя, ответственному приходит напоминание, а владелец видит список задолженностей и просроченных оплат.
Неоплаченные счета не забываются, деньги и задолженности становятся видны без ручной сверки.
После покупки или оказания услуги система напоминает менеджеру, когда нужно вернуться к клиенту: запросить отзыв, предложить продление, повторную покупку, следующий визит или допродажу.
Старые клиенты не забываются после первой покупки, а менеджеры получают понятные задачи на повторный контакт.
Это не готовая универсальная платформа, а пример того, как мы собираем автоматизацию под конкретный процесс бизнеса.
При выборе процесса раскрывается описание, а на схеме подсвечиваются нужные блоки и связи.
Ещё процессы, которые можно подключить
И даже этот список не является исчерпывающим, вы можете предлагать свои варианты.
Коммерческие предложения по шаблону
Данные клиента, услуги, стоимость и сроки подставляются в готовый шаблон КП.
Результат: Менеджеры быстрее готовят предложения и меньше собирают документы вручную.
Сбор отзывов после услуги
После завершения работы клиенту уходит запрос на отзыв или оценку.
Результат: Отзывы собираются системно, а при плохой оценке владелец быстро узнаёт о проблеме.
Онбординг клиентов
После оплаты клиент получает инструкции, ссылки, документы и нужные материалы.
Результат: Новые клиенты быстрее входят в работу, а команда не забывает обязательные шаги.
Онбординг сотрудников
Для нового сотрудника запускается чеклист: доступы, инструкции, документы и задачи ответственным.
Результат: Выдача доступов и ввод в работу проходят по понятному сценарию.
Контроль договоров и сроков
Система напоминает о договорах, актах, продлениях, дедлайнах и важных датах.
Результат: Сроки не держатся только в календарях и памяти сотрудников.
Внутренние заявки
Заявки на доступы, документы, закупки, IT-задачи или служебные запросы попадают в единый порядок.
Результат: Внутренние обращения не теряются в переписках, а ответственные видят свои задачи.
Сначала разбираем процесс, потом настраиваем автоматизацию
Разбор
Сценарий
Настройка
Запуск
Форматы работы
Можно начать с одного понятного процесса, а затем постепенно добавить документы, оплаты, отчёты, повторные продажи и другие сценарии.
Базовый
Для одного простого процесса: один-два источника данных, простая логика, уведомления, таблица или CRM, базовая инструкция.
Стандартный
Несколько источников, ответственные, статусы, напоминания, отчёты, обработка ошибок и тестирование на реальных примерах.
Расширенный
Документы, оплаты, повторные продажи, сложная логика, несколько отделов или сервисов, дополнительные отчёты и детальный контроль ошибок.
Поддержка
Исправления, небольшие доработки, мониторинг ошибок, адаптация сценариев, добавление новых полей, источников или уведомлений.
Точная стоимость зависит от количества источников, сложности процесса, нужных интеграций и объёма логики. После разбора процесса можно предложить понятный план работ — стоимость по оценке после разбора процесса.
Почему это не просто настройка кнопок
Автоматизация работает хорошо только тогда, когда понятен сам процесс: кто отвечает за действие, где появляются данные, какие ошибки возможны и что должен видеть владелец.
Внутри могут использоваться API, интеграции, базы данных, скрипты, вебхуки, AI-сервисы и другие инструменты. Для клиента главное — понятный рабочий процесс и контролируемый результат.
